Nextcloud
La formation se déroule sur le Nextcloud de votre organisation, avec vos dossiers réels, ou avant la migration sur un Nextcloud préparé avec des données d'exemple.
Objectifs
À la fin du jour 1, chaque participant sait :
- ranger, retrouver et synchroniser ses fichiers, et partager un dossier avec un collègue ou une personne externe
- modifier un document Office à plusieurs dans le navigateur
- organiser une réunion dans Talk et partager un agenda
- suivre les tâches d'un projet dans Deck et collecter des réponses avec Forms
À la fin du jour 2, le référent sait aussi :
- créer, désactiver et réorganiser les comptes, les groupes et les dossiers d'équipe
- appliquer les règles de partage externe et de sécurité de l'organisation
- accueillir un nouvel arrivant de A à Z, sans passer par le prestataire
- connaître les limites de Nextcloud et transmettre un incident au support
À qui s'adresse cette formation
Une organisation qui quitte Microsoft 365 ou Google Workspace
Les utilisateurs retrouvent dans Nextcloud ce qu'ils faisaient avec OneDrive, SharePoint et Teams. Le jour 1 se place juste avant ou juste après la bascule.
Une association
Salariés et bénévoles suivent le jour 1, en deux demi-journées en visio si l'équipe est dispersée. Deux ou trois référents suivent le jour 2.
Une collectivité ou un établissement public
Le jour 2 rend le service informatique ou les secrétariats autonomes sur les arrivées et les départs d'agents.
Formation sur mesure
Le programme de deux jours ci-dessous sert de base. Le jour 1 se suit seul, pour tous les utilisateurs. Le jour 2 s'adresse à deux ou trois référents par structure.
Organisation
Les éléments à reporter dans votre plan de formation.
| Point | Détail |
|---|---|
| Durée | 1 jour (7 heures) pour les utilisateurs, 2 jours (14 heures) pour les référents |
| Horaires | 9 h à 12 h 30 et 14 h à 17 h 30, deux pauses de 15 minutes comprises. En intra, les horaires s'adaptent |
| Format | À distance, ou dans vos locaux. Le jour 1 peut se faire en deux demi-journées en visio |
| Groupe | 6 à 8 participants |
| Moyens | Votre Nextcloud ou un Nextcloud préparé avec des données d'exemple, le support de cours, l'aide-mémoire et le guide du référent |
| Évaluation | Exercices pratiques à chaque étape. Le jour 1 se termine par le déplacement d'un dossier réel, le jour 2 par l'accueil complet d'un nouvel arrivant |
| Attestation | Certificat de réalisation remis à chaque participant |
Programme
Jour 1 : Utiliser Nextcloud au quotidien
Matin
- Se connecter, activer la double authentification, installer les applications mobiles
- Fichiers : dossiers personnels, dossiers d'équipe, favoris, étiquettes, recherche, corbeille et versions
- Client de synchronisation sur le poste : dossiers synchronisés, fichiers à la demande, résolution des conflits
- Partager avec un collègue, un groupe ou une personne externe, par un lien protégé par mot de passe et date d'expiration
Après-midi
- Nextcloud Office : ouvrir et modifier un .docx ou un .xlsx dans le navigateur, éditer à plusieurs, commentaires, export PDF
- Talk : conversations d'équipe, appels vidéo, partage d'écran, invité externe dans une réunion
- Agenda et Contacts : agenda partagé, invitations, synchronisation avec le téléphone
- Deck et Forms : suivre les tâches d'un projet, créer un formulaire d'inscription et lire les réponses
- Atelier : déplacer un dossier de travail réel depuis OneDrive ou un serveur de fichiers, le partager et le modifier à plusieurs
Jour 2 : Gérer Nextcloud pour son organisation
Matin
- Comptes et groupes : création, désactivation au départ d'un collègue, récupération des dossiers qu'il partageait
- Dossiers d'équipe : droits par groupe, lecture seule, quotas
- Partages externes : règles de l'organisation, revue des liens publics, expiration par défaut
- Sécurité : double authentification obligatoire, appareils connectés, mots de passe d'application
- Applications : activer ou retirer une application, effets sur les utilisateurs
Après-midi
- Talk : salles permanentes, invités, grandes réunions
- Collectives : construire un wiki interne, avec les procédures et l'accueil des nouveaux
- Limites à connaître : Nextcloud Mail est un client de messagerie, chiffrement de bout en bout, fichiers Office complexes
- Aide et escalade : les informations à fournir au support pour un incident
- Atelier : accueillir un nouvel arrivant de A à Z, avec son compte, ses groupes, ses dossiers et son téléphone
Questions fréquentes
La formation peut-elle se faire à distance ?
Oui. Elle se déroule dans vos locaux ou à distance, en visio. Le jour 1 peut se faire en deux demi-journées.
Faut-il déjà utiliser Nextcloud ?
Non pour le jour 1. Le jour 2, pour les référents, demande d'avoir suivi le jour 1 ou d'utiliser déjà Nextcloud.
La formation se fait-elle sur notre propre Nextcloud ?
Oui, si vous le souhaitez, avec vos dossiers réels. Sinon, elle se fait sur un Nextcloud préparé avec des données d'exemple.
Suite possible
Migration et exploitation de votre Nextcloud : Nextcloud chez Hebeko. Pour les postes de travail : Formation Zorin OS. Pour les tableaux partagés : Formation Grist.