Grist
La formation part de vos propres tableurs, que chaque participant reprend dans Grist dès le premier jour.
Objectifs
À la fin du jour 1, chaque participant sait :
- importer un tableur Excel ou CSV dans Grist et choisir le bon type pour chaque colonne
- relier deux tables, trier, filtrer et mettre en forme les données
- construire une page avec plusieurs vues liées, une fiche et un graphique
- collecter des réponses avec un formulaire Grist et partager un document avec les bons rôles
À la fin du jour 2, le référent sait aussi :
- concevoir le modèle de données d'un outil de service, sans doublons
- écrire des formules, des colonnes calculées et des tables de résumé
- régler qui voit et modifie quelles lignes et quelles colonnes avec les règles d'accès
- livrer à son service une petite application de suivi, avec formulaire, vues et droits
À qui s'adresse cette formation
Un service de l'État
Grist fait partie de La Suite numérique. Plus de 15 000 agents l'utilisent sur l'instance de l'État, à laquelle ils se connectent avec ProConnect. La formation se déroule sur cette instance, avec les tableaux de votre service.
Une collectivité ou un établissement public
Grist remplace les fichiers Excel partagés par mail ou sur un serveur de fichiers : suivi des demandes, inventaire du matériel, planning des salles, tableau de bord d'un service. Il s'installe sur un serveur loué au nom de votre organisation, et la formation se fait sur votre propre instance.
Une association ou une entreprise
Grist est un logiciel libre, sous licence Apache 2.0. Il s'installe sur vos serveurs ou s'utilise en ligne chez son éditeur. La formation part de vos fichiers d'adhérents, de bénévoles ou de suivi d'activité.
Formation sur mesure
Le programme de deux jours ci-dessous sert de base. Le jour 1 se suit seul, pour tous les utilisateurs. Le jour 2 s'adresse aux référents et se recentre sur l'outil que votre service veut construire. Une demi-journée de prise en main est aussi possible.
Organisation
Les éléments à reporter dans votre plan de formation.
| Point | Détail |
|---|---|
| Durée | 1 jour (7 heures) pour les utilisateurs, 2 jours (14 heures) pour les référents |
| Horaires | 9 h à 12 h 30 et 14 h à 17 h 30, deux pauses de 15 minutes comprises. En intra, les horaires s'adaptent |
| Format | À distance, ou dans vos locaux. Le jour 1 peut se faire en deux demi-journées en visio |
| Groupe | 6 à 10 participants |
| Moyens | Votre instance Grist ou un Grist préparé avec des données d'exemple, le support de cours et les documents d'exemple |
| Évaluation | Exercices pratiques à chaque étape. Le jour 1 se termine par la reprise d'un tableur réel, le jour 2 par la construction d'une application de suivi |
| Attestation | Certificat de réalisation remis à chaque participant |
Programme
Jour 1 : Organiser et partager ses données
Matin
- Grist, entre tableur et base de données : documents, tables, colonnes et lignes
- Import d'un fichier Excel ou CSV, type de chaque colonne : texte, nombre, date, choix, pièce jointe
- Tri, filtres, recherche et mise en forme conditionnelle
- Colonne de référence : relier deux tables, par exemple les agents et le matériel qui leur est prêté
Après-midi
- Pages et vues : table, fiche, liste de fiches, graphique
- Vues liées : sélectionner une ligne pour afficher son détail dans la vue voisine
- Formulaire Grist pour collecter des réponses directement dans une table
- Partage du document : propriétaire, éditeur, lecteur, et historique des modifications
- Export vers Excel ou CSV
- Atelier : transformer un tableur partagé du service en document Grist
Jour 2 : Construire un outil pour son service
Matin
- Concevoir le modèle de données : une table par objet suivi, des références plutôt que des copies
- Formules : fonctions proches d'Excel, puis les bases de Python utiles dans Grist (conditions, dates, textes)
- Tables de résumé : totaux par service, par mois ou par statut
- Formules déclenchées : date de création d'une ligne, auteur de la dernière modification
Après-midi
- Règles d'accès : limiter les lignes et les colonnes visibles ou modifiables selon la personne
- Vue calendrier, et carte des lieux avec une vue personnalisée
- Modèles de documents et copies de travail pour tester sans risque
- Selon le temps restant : API et webhooks, pour relier Grist à d'autres outils
- Atelier final : une application de suivi, demandes, inventaire ou planning, avec formulaire, vues et droits d'accès
Questions fréquentes
La formation peut-elle se faire à distance ?
Oui. Elle se déroule dans vos locaux ou à distance, en visio. Le jour 1 peut se faire en deux demi-journées.
Faut-il savoir programmer pour le jour 2 ?
Non. Les formules partent des fonctions connues d'Excel. Les quelques notions de Python utiles sont expliquées pendant la formation.
La formation se fait-elle sur notre propre Grist ?
Oui, si vous le souhaitez, avec vos tableaux réels. Les agents de l'État travaillent sur l'instance de La Suite numérique. Sinon, la formation se fait sur un Grist préparé avec des données d'exemple.
Suite possible
Pour les autres outils de l'État : La Suite numérique. Pour les fichiers, la visio et les agendas d'une organisation : Formation Nextcloud.